Proč si po spuštění kupovat drahý nástroj pro správu docházky, když můžete sledovat účast týmu v Excelu? Ano! Sledovač docházky můžete v aplikaci Excel vytvořit snadno. V tomto článku se naučíme, jak to udělat.
Krok 1: Vytvořte 12 listů pro každý měsíc v sešitu
Pokud plánujete sledovat docházku po dobu jednoho roku, budete muset vytvořit list každého měsíce v aplikaci Excel.
Krok 2: Přidejte sloupce pro každé datum do listu každého měsíce.
Nyní vytvořte tabulku, která obsahuje jména vašich spoluhráčů, sloupec pro součty a 30 (nebo počet dní v měsíci) sloupců s nadpisy sloupců s datem a dnem v týdnu.
Chcete -li získat název dne v týdnu, můžete vyhledat kalendář nebo jej můžete zkopírovat do zbytku buněk pomocí vzorce.
| = TEXT (datum, "ddd") |
Můžete si o tom přečíst zde.
Naformátujte víkendy a svátky tmavě a vyplňte je pevnými hodnotami, jako je víkend/svátek, jak je znázorněno na obrázku níže.
Udělejte to samé pro každý list.
Krok 3. Opravte možné vstupy pomocí ověření dat pro každou otevřenou buňku.
Nyní může každý vložit svou účast do listu, ale může zadat náhodný text. Někteří mohou psát P pro současnost nebo současnost nebo pro atd. Jednotnost dat je povinná v každém systému řízení docházky.
Aby uživatelé mohli zapisovat pouze P nebo A pro přítomné a nepřítomné, můžeme použít ověření dat.
Vyberte libovolnou buňku, přejděte na data na pásu karet a klikněte na ověření dat. Vyberte seznam z možností a do textového pole napište A, P.
Stiskněte OK.
Zkopírujte toto ověření pro celý otevřený rozsah dat (otevřený rozsah znamená buňku, do které může uživatel vkládat hodnoty).
Krok 3: Uzamkněte všechny buňky kromě případů, kdy je třeba zadat docházku.
Vyberte datum a sloupec data. Vyberte například 1. leden. Právě teď klikněte na vybraný rozsah a přejděte na formátování buňky. Přejít na ochranu. Zrušte zaškrtnutí políčka uzamčeno. Stiskněte OK. Nyní zkopírujte tento rozsah do všech otevřených období.
To umožní vstup do těchto buněk pouze tehdy, když chráníme listy pomocí nabídky ochrany pracovních listů. Vaše vzorce, fomattings tak budou nedotčené a uživatelé mohou pouze upravovat svou účast.
Krok 4: Vypočítejte současné dny spoluhráčů
Jak tedy vypočítáte současnost? Každý má své vlastní vzorce pro výpočet docházky. Budu zde diskutovat o mém. Změny můžete provádět podle požadavků na účast.
Počítám celkový počet přítomných dnů jako celkový počet dní v měsíci minus počet dnů nepřítomnosti. Díky tomu budete mít svátky a víkendy pod kontrolou. Budou automaticky započítány jako pracovní dny.
Vzorec aplikace Excel pro počítání současných dnů tedy bude vypadat takto:
| = COUNT (data) -COUNTIF (rozsah docházky, "A") |
Ve výchozím nastavení budou všichni přítomni celý měsíc, dokud je na listu neoznačíte jako nepřítomné.
V příkladu je vzorec:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, „A“) |
Napsal jsem tento vzorec do buňky B3 a poté jej zkopíroval. Můžete vidět, že 27 dní je zobrazeno jako dárek. I když jsem nevyplnil všechny buňky přítomnosti. Můžete to takto zachovat, pokud chcete, aby ve výchozím nastavení byli přítomni. Nebo pokud chcete, aby ve výchozím nastavení chyběly, zaškrtněte všechny buňky jako nepřítomné. To ponechá v současném výpočtu pouze současné dny.
Krok 5: Chraňte list
Nyní, když jsme udělali vše na tomto listu. Chraňme to tak, aby nikdo nemohl změnit vzorec nebo formátování na listu.
Na pásu karet přejděte na kartu kontroly. Najděte nabídku Chránit list. Klikněte na to. Otevře se dialogové okno, které požádá o oprávnění, která chcete dát uživatelům. Zkontrolujte všechna oprávnění, která chcete povolit. Chci jen, aby uživatel mohl vyplňovat docházku ničím jiným. Takže to nechám tak, jak to je.
Měli byste použít heslo, které si snadno zapamatujete. V opačném případě jej může kdokoli odemknout a změnit docházkový sešit.
Pokud se nyní pokusíte změnit buňky bez účasti, aplikace Excel vám to nedovolí. Docházkové buňky však můžete změnit, protože jsme je nechránili.
Krok 6: Proveďte výše uvedený postup pro všechny měsíční listy
Udělejte to samé pro každý list měsíce. Nejlepší způsob je zkopírovat stejný list a vytvořit z něj 12 listů. Zrušte ochranu a proveďte potřebné změny a poté je znovu chraňte.
Připravte si účastnický list
Přestože máme všechny listy připravené k použití při plnění docházky, nemáme jedno místo, kde bychom je mohli všechny sledovat.
Administrativa by ráda viděla veškerou návštěvnost na jednom místě místo na různých listech. Musíme vytvořit hlavní docházkový list.
Krok 7: Připravte hlavní tabulku ke sledování docházky na jednom místě v Excelu
K tomu si připravte tabulku, která bude obsahovat název spoluhráčů jako záhlaví řádků a název měsíce jako záhlaví sloupců. Viz obrázek níže.
Krok 7: Vyhledání účasti týmu z každého měsíčního listu
Chcete -li vyhledat docházku z listu, můžeme mít jednoduchý vzorec VLOOKUP, ale pak to budeme muset udělat 12krát pro každý list. Ale víte, že můžeme mít jeden vzorec k vyhledání z více listů.
Tento vzorec použijte v buňce C3 a zkopírujte do ostatních listů.
| = VLOOKUP ($ A3, NEPŘÍMÝ (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Protože víme, že všechny listy mají celkovou návštěvnost v rozsahu B3: B12, používáme funkci INDIRECT k načítání hodnot z více listů. Když zkopírujete tento vzorec doprava, vyhledá hodnoty v listech února.
Upozornění: ujistěte se, že názvy listů a záhlaví sloupců v předloze jsou stejné, jinak tento vzorec nebude fungovat.
Krok 8: Pomocí funkce Součet získáte všechny současné dny roku spoluhráče.
Toto je volitelné. Pokud chcete, můžete vypočítat celkové současné dny svých zaměstnanců po celý rok jednoduše pomocí součtového vzorce.
A je to. Náš systém správy docházky v Excelu máme připravený. Můžete to upravit podle svého požadavku. Použijte jej pro výpočet platu, incentivní výpočet nebo cokoli jiného. Tento nástroj vás nezklame.
Můžete provést změny pro výpočet svátků a víkendů samostatně v každém listu. Poté je odečtěte od celkového počtu současných dnů a vypočítejte celkové pracovní dny. Do rozevíracího seznamu můžete také zahrnout L pro dovolenou a označit tak dovolenou zaměstnanců.
Takže ano, lidi, takto můžete vytvořit excelentní systém řízení docházky pro vaše spuštění. Je levný a vysoce flexibilní. Doufám, že vám tento návod pomůže při vytváření vlastního excelového docházkového sešitu. Pokud máte nějaké dotazy, dejte mi vědět v sekci komentáře níže.
Vyhledávání z proměnných tabulek pomocí NEPŘÍMÉHO: K vyhledávání z proměnné tabulky v Excelu můžeme použít funkci NEPŘÍMÉ. Funkce INDIRECT převezme rozsah textu a převede jej na skutečný rozsah docházky.
K vyhledání hodnoty použijte INDEX a MATCH: Vzorec INDEX-MATCH slouží k dynamickému a přesnému vyhledávání hodnoty v dané tabulce. Toto je alternativa k funkci VLOOKUP a překonává nedostatky funkce VLOOKUP.
Použijte VLOOKUP ze dvou nebo více vyhledávacích tabulek | Pro vyhledávání z více tabulek můžeme použít přístup IFERROR. Vyhledat z více tabulek bere chybu jako přepínač pro další tabulku. Další metodou může být přístup If.
Jak provádět vyhledávání rozlišující malá a velká písmena v aplikaci Excel | funkce VLOOKUP aplikace Excel nerozlišuje velká a malá písmena a vrátí první odpovídající hodnotu ze seznamu. INDEX-MATCH není výjimkou, ale lze jej upravit tak, aby rozlišoval velká a malá písmena. Podívejme se, jak…
Vyhledávání často se vyskytujícího textu s kritérii v aplikaci Excel | Vyhledávání se nejčastěji objevuje v textu v rozsahu, který používáme INDEX-MATCH s funkcí MODE. Zde je metoda.
Oblíbené články:
50 zkratek aplikace Excel pro zvýšení produktivity | Získejte rychleji svůj úkol. Těchto 50 klávesových zkratek vám umožní pracovat v Excelu ještě rychleji.
Jak používat funkci Excel VLOOKUP| Toto je jedna z nejpoužívanějších a nejoblíbenějších funkcí Excelu, která slouží k vyhledávání hodnot z různých rozsahů a listů.
Jak používat Excel Funkce COUNTIF| Pomocí této úžasné funkce spočítejte hodnoty s podmínkami. K počítání konkrétních hodnot nemusíte data filtrovat. Funkce Countif je nezbytná pro přípravu řídicího panelu.
Jak používat funkci SUMIF v aplikaci Excel | Toto je další základní funkce řídicího panelu. To vám pomůže shrnout hodnoty za konkrétních podmínek.